En finir avec le stress, la pression monte dans votre boîte ? Suivez notre plan d'action. En quatre semaines, vous retrouverez du plaisir à aller au bureau.

" Ma désorganisation ne posait pas problème dans le cadre d'une fonction isolée mais, à 40 ans, on m'a confié l'encadrement d'une équipe de quinze personnes. 

Là, il a fallu que j'apprenne à m'organiser et à ne plus tout remettre à plus tard. « 

Moins lucides sur leurs faiblesses, certains aiment croire que leur désordre permet à leur créativité de s'épanouir. 

Citons l'exemple d'Albert Einstein, dont le bureau à l'Institute for Advanced Study, de Princeton (New Jersey), était d'un désordre monstre ! 

Si vous avez l'intelligence d'admettre que vous n'êtes pas un génie, vous aurez à cœur de remettre de l'ordre dans votre organisation pour gagner en efficacité et perdre en stress. Le plaisir et l'épanouissement sont au bout du chemin. 

Nous vous proposons une thérapie de quatre semaines.

SEMAINE 1 - Je débranche ! Je reprends le pouvoir sur les outils

" Un patron de PME ou un cadre dirigeant est payé pour donner une orientation. Il commet un crime contre lui-même s'il garde ses outils ouverts ! " Si vous restez connecté en continu à vos téléphones, iPad /PDA, iPhone et mail, vous courez après les événements. 

Le pire est de s'installer dans une réactivité permanente. 

Adoptez quelques règles : le téléphone portable ne devrait servir qu'à annoncer un retard à un rendez-vous ou comme boîte vocale. La messagerie électronique ? Ouvrez-là à heures fixes et idéalement une seule fois par jour. 

Et n'utilisez plus ces " fils à la patte " high-tech pour justifier le fait de ne pas faire de sport, vous aérer, vous reposer quand vous n'êtes pas au bureau. 

" J'ai appris à profiter de mes vacances : je n'utilise ni portable, ni ordinateur ", déclare un PDG d’entreprise. Il ne sort jamais sans son téléphone portable mais refuse d'être " l'esclave d'un outil qui comporte le risque de « surréagir ". Je fais en priorité ce pour quoi je suis payé ! Vous recevez 100 mails par jour et les traitez par ordre chronologique ? Une bombe se trouve peut-être dans le cinquante-sixième... Quel gâchis ! Vous traitez les derniers arrivés ? Vous êtes malin, vous évitez les doublons et avez des infos à jour. Mais le mieux est de traiter avant tout... ce pour quoi vous êtes payé ! " Ma priorité est de traiter les clients et prospects, explique t-il. Ils passent avant les demandes du président !" 

Quand vous vous attelez au courrier, vous notez en bleu les lettres prioritaires émanant de clients. En vert, les mails internes sans copie. Ceux de moindre importance restent en noir. 

 Si vous avez pas beaucoup de temps, vous traitez les bleus et les verts, et vous jetez les noirs. " Jeter, un conseil d'efficacité express " Une décision difficile à prendre mais sage... "

SEMAINES 2 ET 3 - J'écarte les " bonnes " raisons de remettre au lendemain

La procrastination est au cœur de la désorganisation. Celui qui a tendance à remettre à plus tard ce qu'il devrait faire maintenant y trouve des bénéfices cachés. Pendant qu'il ne fait pas ce qui l'embête, il fait ce qui lui plaît. 

Illustration : 

Vous êtes commercial parce que vous aimez le relationnel et faire de l'administratif vous ennuie. Vous bâclez vos tableaux de vente et vous les envoyez au dernier moment à votre supérieur hiérarchique. 

Autres cas de figure : vous vous offrez des sensations fortes pour pas cher (" Je travaille mieux sous la pression d'une date limite ") ou vous faites de la résistance passive (" Je ne crois ni en mon chef ni à son projet, et je m'évite un conflit "). Prendre conscience de ce mécanisme pervers vous donne une chance d'en sortir.

J'accepte de faire des choix pour mieux gérer mon temps.

 A écouter le bruit ambiant, tout est toujours urgent et prioritaire ! Vous pouvez être compétent dans plein de domaines mais vous ne pouvez pas répondre à toutes les sollicitations. " Vous occupez UN poste avec SES priorités. Tout ce qui vous est demandé en dehors de ça risque de vous rendre moins efficace ». 

Pour alléger le poids qui pèse sur eux, les managers doivent rétablir eux-mêmes la hiérarchie de leur valeur ajoutée. En faire moins mais en ciblant ce qu'ils vont faire en fonction de la cohérence interne de leur entreprise. 

Pour beaucoup, les priorités seront de développer le chiffre d'affaires, la marge de la société et les compétences de leurs collaborateurs. 

Trois ou quatre choses doivent vous guider, mais pas vingt-cinq ! Apprenez aussi à dire non à certaines sollicitations pour lesquelles vous n'avez guère de valeur ajoutée. " Exploitez-moi là où je suis bon ! " vous répondrez si vous êtes sollicité. Ne culpabilisez pas d'avoir à formuler des refus : vous dites non à la demande mais oui à la personne.

Je revisite les priorités dans chacune de mes vies.

Gagner en efficacité professionnelle peut amener à se poser des questions de fond : " Qu'est-ce que je veux faire de ma vie ? ", " Quels sont mes objectifs matériels, relationnels ou spirituels ? ", "Qu'est-ce que je veux changer dans ma vie ? ". 

Répondre à ces questions aide à faire le tri. Alors une autre question : difficile à poser à un public français " : que feriez-vous si l'on vous annonçait qu'il vous reste un an à vivre ? 

Revisiter vos différentes sphères de vie va vous permettre de dégager vos priorités : m'occuper d'un parent dans ma sphère familiale, être en bonne santé au moment de la retraite dans ma vie personnelle, développer une association dans ma vie sociale, etc.

 "Le management heureux de son temps et de ses priorités consiste à revoir les priorités de chacune de ses sphères et de trouver des compatibilités entre elles",

SEMAINE 4 - Je lâche prise, je cible plus et j'en fais moins

" Je me repose sur mon équipe, qui doit être très organisée elle aussi. Sinon, on se retrouve à effectuer des micro-tâches ". N'en faites pas trop ! 

Composez d'" assez " … votre mantra : assez travaillé, assez passé de temps en réunion, assez étudié... Managers, faites-en moins !. 

Si vous êtes trop centralisateur, les collaborateurs vont vous inonder de messages. Vouloir intervenir sur tout, se croire omnipotent et omniscient finit par coûter cher. Vous devez accepter de ne pas tout savoir. 

Le lâcher-prise n'est pas le laisser-aller. Apprenez à déléguer intelligemment et à assurer le suivi de cette délégation. Je reste moi-même et je prends soin de moi ! 

Vous n'êtes pas tenu d'être parfait, ni de faire plaisir à tout le monde. " L'éducation en Occident nous soumet à des messages contraignants de type "sois parfait", "dépêche-toi", "fais plaisir"... A trop leur céder, on se perd de vue et on perd en efficacité ".

Alors un conseil : cultiver, au-delà des recettes d'efficacité, trois compétences : 

• Savoir prendre de la distance, d'abord,
• Ensuite, réhabiliter la lenteur, y compris dans les situations d'urgence : les vrais professionnels des urgences à l'hôpital cultivent la lenteur, indispensable à la précision requise pour effectuer les gestes qui sauvent une vie,
• Enfin, trier entre faits, opinions et jugements. 

Sachez vous détendre, vous relâcher : faites davantage de sport en semaine, un break culturel le midi, une sieste... 

Bref, réservez-vous une heure par jour pour vous. 

Rééquilibrez votre alimentation : les bonnes méthodes sont légion, les tables où l'on peut manger bon et sain de plus en plus nombreuses, alors, faites-vous plaisir. Mieux avec vous-même, vous serez mieux avec les autres. 

Sachez décrocher : prenez vos vacances et vos jours de RTT... pensez à autre chose .