Conscientes de l'apport du digital à leur réussite, les PME n'ont pas toujours les moyens de recruter ces compétences en interne. Elles recourent à alors à un prestataire ou à un chief digital officer à temps partagé. Un investissement indispensable pour parvenir à améliorer leurs résultats dans un environnement toujours plus tendu. 

Toutes les petites et moyennes entreprises françaises sont loin de disposer d'un outil informatique performant et agile. Pourtant, selon Ipsos, 77 % des PME reconnaissent la contribution du numérique à leur croissance (87 % chez les ETI). Et 46 % des PME (64 % des ETI) ont engagé leur transformation numérique avec une équipe dédiée. Tandis que 45 % ont une stratégie mais concèdent ne pas toujours en avoir les moyens humains. 

Comment les PME s'y prennent-elles pour mieux gérer leur informatique ?

À la différence des start-up, les TPE de moins de 10 personnes ne peuvent pas s'offrir un chef de projet. Même à temps partagé. 

En revanche, elles ont la possibilité de s'adresser à un prestataire de proximité .  Il existe au moins 3.000 entreprises de services numériques (ESN) en France.

Pour sa part, le site gouvernemental Francenum. gouv. fr géolocalise les prestataires compétents les plus proches, publie des cas d'école et indique quelles aides régionales sont accessibles pour financer un projet digital.  La TPE trouvera toujours un prestataire qui lui correspond.

Des compétences en interne

Au-delà de 10 salariés, les TPE conduisent plus souvent leur transformation numérique en s'appuyant sur un référent digital à temps partiel. Après avoir suivi une formation dédiée, ce « couteau suisse » incarne le numérique dans l'entreprise, à côté de sa mission initiale (marketing, ventes, production…). 

Il met en place des solutions simples mais très utiles : le site Web, le télétravail, les outils collaboratifs, l'e-commerce ou le marketing digital… . En grande majorité, les solutions qu'il choisit et déploie sont des services cloud , plus faciles à implémenter et accessibles depuis Internet.

Les besoins en informatique de la PME deviennent plus complexes au fur et à mesure de sa croissance, et requièrent alors un chef de projet ou chief digital officer (CDO) à temps partagé, voire complet selon l'activité. Ingénieur de formation avec au moins cinq ans d'expérience, ce profil stratégique, organisationnel et technique joue un rôle d'assistance à la maîtrise d'ouvrage. Objectif : éviter à la PME de faire de mauvais choix. Il audite les processus de l'entreprise et recherche les outils capables de les digitaliser. Par exemple, un progiciel d'entreprise (ERP) généraliste ou spécialisé. Voire un développement spécifique. Généralement, les ERP actuels sont en service cloud (SaaS), disponibles sur terminaux mobiles et assez faciles à utiliser pour que les les salariés aient envie de s'y connecter. 

Des entreprises plus performantes

Selon le baromètre 2019 sur la digitalisation des PME publié par Ipsos, les PME qui ont entamé leur transformation digitale ont 2,2 fois plus de chance d'être en croissance que les autres. 54 % des PME engagées dans la transformation digitale ont connu une amélioration de la satisfaction client. 42 % de ces entreprises enregistrent une meilleure rentabilité. 37 % réussissent à développer de nouveaux services.

Centraliser et mieux gérer ses données

Le CDO rédige le cahier des charges fonctionnel, assiste le dirigeant dans son appel d'offres et aide à choisir la solution adéquate. Il assure le suivi du prestataire retenu et gère l'accompagnement au changement. En moyenne, ses missions varient de cinq à quinze jours jusqu'à la rédaction du cahier des charges fonctionnel. Et jusqu'à trois à dix jours pour le suivi de chantier et la conduite du changement.

Dès que la PME dépasse le seuil des 50 salariés, elle va alors chercher à embaucher un CDO à plein temps qui saura travailler avec les ESN. Voire constituer une équipe en interne. Si, comme c'est parfois le cas, les salariés ont pris l'habitude d'utiliser chacun dans leur coin une suite bureautique propriétaire sur leur PC, des outils collaboratifs libres, un CRM ou une facturation en SaaS… la première des missions de ce CDO sera de centraliser les bonnes pratiques et de rationaliser les solutions dans un ERP.

Bonne nouvelle pour la migration de ces outils informatiques dispersés !  Les fournisseurs cloud généralisent l'export des données. Il n'empêche. L'opération reste complexe. « La migration des données coûte jusqu'à un tiers du projet d'ERP . Mais les entreprises qui grandissent n'ont guère le choix. En général, la PME qui parvient à 100 salariés doit investir dans un ERP sur mesure pour industrialiser sa spécificité. Cet investissement pèsera 1 % à 3 % de son chiffre d'affaires. Forte d'une telle infrastructure informatique, l'entreprise sera en mesure de maîtriser ses risques, ses marges et mieux valoriser ses données.

Prestataire numérique : 7 points clés 

Comment choisir une solution ou un prestataire de service numérique ? Que faut-il externaliser et que faut-il conserver en interne ? Qui rédige le cahier des charges ? Quelles sont les responsabilités de chacune des parties ?

1. Comment choisir son fournisseur en toute confiance ?

Le dirigeant, a fortiori dans une petite entreprise, ne doit jamais rester seul face à ce type de décision. Encore moins se contenter de céder aux sirènes du marketing… Comme pour choisir un avocat ou un expert-comptable, il peut se baser sur le retour d'expérience d'autres entrepreneurs dans sa région ou sa filière. Précisons également que de plus en plus d'experts-comptables indépendants jouent un rôle de conseil en informatique de gestion auprès des PME.

2. Comment s'assurer que le prestataire remplit bien les objectifs assignés ?

A priori, les entreprises référencées et recommandées par le site gouvernemental francenum.gouv.fr devraient convenir. Mais on ne sait jamais. Mieux vaut se faire une idée plus juste en contactant deux ou trois clients des prestataires pressentis pour éviter les mauvaises surprises. Les clients sauront dire si leurs prestataires ont les compétences requises, et surtout s'ils sont allés sans encombres jusqu'au bout de leurs missions. Reste à l'entreprise donneur d'ordres l'immense tâche de précisément spécifier son projet.

3. Comment savoir si le prestataire facture au juste prix ?

Là encore, le mieux est d'interroger des clients du prestataire. Toutefois, le contrat de prestation doit bien baliser les jalons des livrables et des paiements. La PME peut faire une avance de 20 % à 30 % puis étaler les paiements en fonction des livraisons. Une chose est sûre : le sous-investissement numérique peut coûter très cher. Erreurs dans le choix d'une solution adéquate par manque de conseil, bugs à répétition, niveaux de service qui se révèlent insuffisants lors d'un incident, infrastructures sous-dimensionnées… Le prix ne doit pas être votre seul critère de choix.

4. Que faire en interne et que sous-traiter ?

Clairement, les PME ont intérêt à sous-traiter le maximum de prestations. Notamment la gestion du parc de machines. Durant la période de confinement  celles qui l'ont fait sont passées en 24 heures au télétravail. Quitte à livrer à la maison des ordinateurs portables préconfigurés à leurs salariés. Suite bureautique, cybersécurité, application de visioconférence, outils collaboratifs, applications métier, réseau VPN… Autant d'ingrédients pour lesquels l'improvisation n'est pas de mise. D'autant que la plupart de ces applications métier sont également externalisées dans le cloud. En outre, certains prestataires proposent à la fois la cybersécurité et la gestion des données, notamment leur sauvegarde. Que conserver en interne ? Les applications métier ultra-spécifiques ou les applications produit.

5. Faut-il passer par un prestataire pour le cahier des charges d'un développement spécifique ?

Oui ! Lorsque l'entreprise élabore un cahier des charges fonctionnel, elle risque surtout d'être limitée par le conservatisme du dirigeant. L'expérience d'un prestataire sera plus pertinente pour transposer la stratégie de l'entreprise en informatique. Sur ce point, les régions fournissent souvent des aides financières. Ce cahier des charges servira de document lors de l'appel d'offres pour choisir le prestataire exécutant. Autre écueil à éviter : la culture technologique du dirigeant. Lorsque le patron donne des directions techniques, celles-ci ont toutes les chances d'être fausses ou inadaptées. Et d'altérer la relation entre le commanditaire et le prestataire. A chacun sa place.

6. Que valent les plateformes de free-lances ?

Très développées dans le monde anglo-saxon, les plateformes de la Gig Economy, autrement dit « les plateformes de free-lances », payés à la tâche, ont moins la cote en France. Les patrons de PME ou leur chef de projet à temps partagé préfèrent recourir à des développeurs indépendants qu'ils connaissent dans leur région ou par le réseau. Question de confiance et de proximité. D'autant que de nombreux jeunes informaticiens optent pour un statut d'indépendant plutôt que de salarié. Ce mode de relation n'empêche en rien d'inscrire les échanges dans la durée. Attention toutefois au risque de requalification en particulier si cette relation est exclusive !

7. Comment gérer la responsabilité sur les données personnelles (RGPD) ?

Le référent numérique d'une TPE a normalement été formé pour gérer la protection des données dans l'entreprise. Pour les systèmes d'information complexes, la PME gagnera à former un salarié aux enjeux du Règlement générale pour la protection des données personnelles en Europe (RGPD). Par exemple, la personne responsable du marketing ou de la communication. Celle-ci pourra ensuite gérer les demandes auprès d'un prestataire spécialisé. Notamment à un responsable de la donnée personnelle ou DPO (Data Protection Officier). Dans bien des cas, ce sont les salariés qui, une fois formés, aident l'entreprise à basculer dans la transformation numérique.