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Prestataire numérique : le cahier des charges

04 Mar 2022 Christian Didier Organisation

Comment choisir une solution ou un prestataire de service numérique ?

Que faut-il externaliser et que faut-il conserver en interne ? Qui rédige le cahier des charges ? Quelles sont les responsabilités de chacune des parties ?

1. Comment choisir son fournisseur en toute confiance ?

Le dirigeant, a fortiori dans une petite entreprise, ne doit jamais rester seul face à ce type de décision. Encore moins se contenter de céder aux sirènes du marketing… Comme pour choisir un avocat ou un expert-comptable, il peut se baser sur le retour d'expérience d'autres entrepreneurs dans sa région ou sa filière. Précisons également que de plus en plus d'experts-comptables indépendants jouent un rôle de conseil en informatique de gestion auprès des PME.

2. Comment s'assurer que le prestataire remplit bien les objectifs assignés ?

A priori, les entreprises référencées et recommandées par le site gouvernemental francenum.gouv.fr devraient convenir. Mais on ne sait jamais. Mieux vaut se faire une idée plus juste en contactant deux ou trois clients des prestataires pressentis pour éviter les mauvaises surprises. Les clients sauront dire si leurs prestataires ont les compétences requises, et surtout s'ils sont allés sans encombres jusqu'au bout de leurs missions. Reste à l'entreprise donneur d'ordres l'immense tâche de précisément spécifier son projet.

3. Comment savoir si le prestataire facture au juste prix ?

Là encore, le mieux est d'interroger des clients du prestataire. Toutefois, le contrat de prestation doit bien baliser les jalons des livrables et des paiements. La PME peut faire une avance de 20 % à 30 % puis étaler les paiements en fonction des livraisons. Une chose est sûre : le sous-investissement numérique peut coûter très cher. Erreurs dans le choix d'une solution adéquate par manque de conseil, bugs à répétition, niveaux de service qui se révèlent insuffisants lors d'un incident, infrastructures sous-dimensionnées… Le prix ne doit pas être votre seul critère de choix.

4. Que faire en interne et que sous-traiter ?

Clairement, les PME ont intérêt à sous-traiter le maximum de prestations. Notamment la gestion du parc de machines. Durant la période de confinement, celles qui l'ont fait sont passées en 24 heures au télétravail. Quitte à livrer à la maison des ordinateurs portables préconfigurés à leurs salariés. Suite bureautique, cybersécurité, application de visioconférence, outils collaboratifs, applications métier, réseau VPN… Autant d'ingrédients pour lesquels l'improvisation n'est pas de mise. D'autant que la plupart de ces applications métier sont également externalisées dans le cloud. En outre, certains prestataires proposent à la fois la cybersécurité et la gestion des données, notamment leur sauvegarde. Que conserver en interne ? Les applications métier ultra-spécifiques ou les applications produit.

5. Faut-il passer par un prestataire pour le cahier des charges d'un développement spécifique ?

Oui ! Lorsque l'entreprise élabore un cahier des charges fonctionnel, elle risque surtout d'être limitée par le conservatisme du dirigeant. L'expérience d'un prestataire sera plus pertinente pour transposer la stratégie de l'entreprise en informatique. Sur ce point, les régions fournissent souvent des aides financières. Ce cahier des charges servira de document lors de l'appel d'offres pour choisir le prestataire exécutant. Autre écueil à éviter : la culture technologique du dirigeant. Lorsque le patron donne des directions techniques, celles-ci ont toutes les chances d'être fausses ou inadaptées. Et d'altérer la relation entre le commanditaire et le prestataire. A chacun sa place.

6. Que valent les plateformes de free-lances ?

Très développées dans le monde anglo-saxon, les plateformes de la Gig Economy, autrement dit « les plateformes de free-lances », payés à la tâche, ont moins la cote en France. Les patrons de PME ou leur chef de projet à temps partagé préfèrent recourir à des développeurs indépendants qu'ils connaissent dans leur région ou par le réseau. Question de confiance et de proximité. D'autant que de nombreux jeunes informaticiens optent pour un statut d'indépendant plutôt que de salarié. Ce mode de relation n'empêche en rien d'inscrire les échanges dans la durée. Attention toutefois au risque de requalification en particulier si cette relation est exclusive !

7. Comment gérer la responsabilité sur les données personnelles (RGPD) ?

Le référent numérique d'une TPE a normalement été formé pour gérer la protection des données dans l'entreprise. Pour les systèmes d'information complexes, la PME gagnera à former un salarié aux enjeux du Règlement général pour la protection des données personnelles ( RGPD).  Par exemple, la personne responsable du marketing ou de la communication. Celle-ci pourra ensuite gérer les demandes auprès d'un prestataire spécialisé. Notamment à un responsable de la donnée personnelle ou DPO (Data Protection Officier). Dans bien des cas, ce sont les salariés qui, une fois formés, aident l'entreprise à basculer dans la transformation numérique.

 


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