Les journées n'ont que vingt-quatre heures. Mettez de l'ordre dans votre agenda. Et commencez par élaborer votre tableau de bord personnel en vous fixant des mesures à prendre par priorité.

1 Anticipez vos dérapages : les huits piliers de la sagesse

Savoir et pourtant ne pas faire... Tous les changements dans votre agenda, vous outils, votre bureau seront vains si vous n'y mettez pas un peu du vôtre ! Si vous souhaitez vraiment progresser, adoptez quelques-uns des conseils suivants : vous allez gagner en sérénité et donc en efficacité ! La clé du changement est en vous.

Contre la désorganisation, un peu de discipline ! Astreignez-vous à ranger un minimum chaque soir votre bureau et vos affaires, à noter sur votre cahier les actions à faire le lendemain et à planifier un minimum vos journées : vous serez moins stressé par votre propre chaos intérieur.

Désencombrez votre cerveau. Ayez toujours un carnet de bord où vous notez, même au pied du lit, vos intentions, les choses à faire quand elles surgissent dans votre esprit, vous dormirez mieux.. Si vous gardez en tête ces choses à faire au lieu de les noter avant d'aller dormir, votre cerveau va travailler dessus et vos nuits seront plus agitées."

Agissez : vous serez moins stressé. "n souci est une intention sans action. La cause de l'angoisse humaine est de penser sans agir. Lier une action même symbolique à une intention diminue l'angoisse naturelle."

Développez vos facultés de concentration. La concentration, c'est l'élimination de toutes les pensées qui ne se rapportent pas à ce que l'on fait, à ce que l'on étudie à l'instant présent". Cette faculté s'aiguise. Veillez à ne pas être dérangé aux heures les plus productives de la journée pour vous. 

Lâchez prise, déléguez ! Beaucoup d'hommes d'action préfèrent le faire au faire faire. "Déléguer n'est pas abdiquer, c'est confier des tâches à un collaborateur, avec des directives claires, en le responsabilisant et en le contrôlant." Ainsi le Directeur General confie la gestion d’unr acquisition e sa dernière acquisition à un cadre qu'il sort de l'organisation. S’'y consacrer lui aurait coûté deux jours pleins de travail. En déléguant, cela lui prend deux heures de contrôle hebdomadaire.

Apprenez à refuser... Vous devez vous concentrer sur l'essentiel, le poste que vous occupez. Si vous vous laissez envahir par d'autres tâches, vous risquez d'être moins efficace sur le cœur de votre mission. De plus, les gens gentils sont souvent pris de haut. Vous passez pour un "yes man" soumis. Apprenez l'art de refuser, tout en marquant votre attention à la personne. En disant non à certains clients, vous gagnerez en crédibilité et vous atteindrez  beaucoup plus facilement vos objectifs. 

Combattez le perfectionnisme quand il est inutile. On peut toujours faire mieux, mais à quel prix ? Parfois en y passant trois fois plus de temps que pour un résultat satisfaisant pour le client. Apprenez donc à trouver un niveau de qualité juste, suffisant. Faites de "assez" votre mantra.

Ne reportez pas à demain ce que vous pouvez faire maintenant... Croire que vous agirez mieux en mode panique à la dernière minute est une fausse croyance que vous devez absolument chasser de votre esprit. Pour vaincre une hésitation à agir, il faut se forcer par un début d'action. Et pour se pousser à le faire, rien de tel que le calendrier "Pas d'obligation sans délai ». 

2 Mettez de l'ordre dans votre agenda

Bâtissez votre plan d'action : vous pouvez gagner facilement 30 % de productivité en vous dotant d'un plan d'action : journalier ou hebdomadaire, il recense toutes les tâches à accomplir et les ressources nécessaires pour y parvenir. En consacrant trente minutes par jour à planifier la journée du lendemain, vous pouvez gagner deux heures par jour. Attention : votre agenda quotidien ne doit contenir que les activités que vous pouvez raisonnablement suivre ou réaliser. Rappelez-vous : les journées n'ont que vingt-quatre heures ! Ne planifiez au maximum que 50 à 60 % de votre temps sous peine d'être débordé.

3 Perdez moins de temps en réunion

Ah, les sacro-saintes réunions ! Elles sont chronophages alors qu'il ne s'y décide pas grand-chose, qu'on n'y apprend rien... mais elles constituent une sorte de rituel très ancré. Il s'agit de les optimiser. Cinq règles d'or à respecter.

Une réunion = une utilité. Il est efficace de s'interroger sur le bien-fondé des réunions. Si elles ne servent qu'à communiquer de l'information, on peut peut-être en supprimer quelques-unes en transmettant l'info par l'intranet maison. Les réunions d'échange peuvent aussi être supprimées et remplacées par un forum électronique.

Une réunion = un ordre du jour préparé. Vous devez établir la liste des décisions qui devront être prises avant la fin de la réunion. Préparez votre participation et votre intervention. Étudiez les sujets. Réunissez les documents de préparation ou de suivi des engagements pris à la précédente séance. Venez aussi en réunion avec votre agenda.

Une réunion = une heure de début et une heure de fin. Limiter le temps de la réunion obligera l'animateur à écourter les conversations inutiles. Veillez à contenir les fortes têtes et les bavards Fixez des temps limités d'intervention.

Une réunion = des participants positifs. Soyez un participant utile et efficace : adoptez un discours constructif (ou abstenez-vous), qui respecte les sujets à l'ordre du jour, soyez clair, précis et... bref !

Une réunion = des décisions. Chacun doit sortir de réunion avec une idée claire des décisions qui ont été prises. Et le responsable doit avoir élaboré un plan d'action. Un compte rendu écrit et distribué rapidement rappelle ce qui doit être fait par qui et pour quand. Veillez à ce qu'un de vos collaborateurs assume le rôle de secrétaire.

CONSTRUISEZ-VOUS UN TABLEAU DE BORD PERSONNEL 

Le tableau de bord indique votre direction (les buts que vous souhaitez atteindre). Il vous rappelle les moyens que vous devez vous donner pour arriver à destination. Il vous évitera de vous disperser ou de vous laisser trop accaparer par les affaires courantes. Dotez-vous de paramètres mesurables pour piloter votre vie professionnelle. "Choisissez les six chiffres les plus importants pour vous, affichez-les devant votre bureau. Des augmentations de productivité de 25 % peuvent en être attendues."

Mes objectifs d'efficacité professionnelle (carrière, métier, poste...)

Augmenter mes revenus nets mensuels de 1 000 euros. Demander une augmentation, obtenir une promotion, changer de poste ou de job, voire d'entreprise.

D'ici un à cinq ans Devenir patron, quitte à créer mon entreprise.

Me former à la création d'entreprise.

Mes objectifs d'efficacité personnelle (santé, couple, famille, amis...)

D'ici un à cinq ans Passer plus de temps avec mon conjoint.

Habiter à la campagne. Apprendre à déléguer à mon adjoint, recruter un bon numéro deux.

Vous aurez besoin de rigueur si vous voulez atteindre vos objectifs. 

Ayez les bons les bons réflexes : fixer des délais pour achever un travail ; proposer des heures de fin de rendez-vous pour qu'ils ne durent pas ; faire le tri entre les personnes qui vous apportent de l'énergie et celles qui vous en pompent ; diviser les grands chantiers en petits lopins de terre pour arriver à réaliser de lourdes tâches... L'organisation de votre semaine doit être déclinée chaque jour dans un grand cahier de bord à spirale. Vous avez beaucoup d'obligations mais gardez toujours de la place dans votre agenda pour des moments de détente. Réservez aussi des cases "RIEN" dans votre agenda. Et, chaque semaine, notez au moins un souvenir heureux dans votre cahier de bord.

Vivre heureux rend plus efficace."